Llevar la facturación en una plantilla de Excel dejó de ser una opción segura hace tiempo, y con la entrada en vigor progresiva de VeriFactu se convierte directamente en un riesgo de sanción. Un buen software de facturación no solo emite documentos con buena presencia: calcula automáticamente la retención de IRPF, el IVA repercutido y, en muchos casos, genera ya los datos necesarios para tus modelos trimestrales. En este artículo repasamos qué debe tener uno de estos programas y cómo se agrupan las opciones del mercado español por nivel de funcionalidad.
Qué significa exactamente «IRPF automático» en un software de facturación
No todos los programas que dicen calcular el IRPF hacen lo mismo. Conviene distinguir tres niveles:
- Cálculo del porcentaje de retención en la factura: cuando emites una factura a otro profesional o empresa, el programa aplica automáticamente el 15% (o el 7% reducido si tienes derecho a él) y descuenta ese importe del total a cobrar, mostrando el desglose de base, IVA y retención.
- Acumulado de retenciones e IVA soportado: el software suma automáticamente, a lo largo del trimestre, tanto las retenciones que te han practicado como el IVA que has repercutido y soportado, dejando listos los datos para los modelos 130 y 303.
- Generación o presentación directa de modelos: algunos programas van más allá y generan el fichero o incluso presentan directamente el modelo trimestral ante la Agencia Tributaria, mientras que otros solo dejan los datos calculados para que tú (o tu gestor) los traslades manualmente.
Antes de elegir, identifica cuál de estos tres niveles necesitas realmente: si ya tienes gestor, puede bastarte con el nivel 1 o 2 y dejar la presentación en sus manos; si quieres autogestionarte por completo, el nivel 3 te ahorra más tiempo.
VeriFactu: por qué ya no es opcional fijarse en esto
VeriFactu es el sistema de verificación de facturas derivado del Reglamento de facturación (Real Decreto 1007/2023), pensado para garantizar que cada factura emitida es trazable e inalterable, con código QR y remisión de los registros a la Agencia Tributaria. El calendario de implantación se ha ido concretando por fases, con las sociedades obligadas antes que los autónomos y una fecha límite para estos últimos situada en torno al 1 de julio de 2027, según la normativa y las órdenes técnicas publicadas hasta la fecha. Dado que este calendario se ha ido ajustando y algunas fuentes manejan fechas distintas, conviene confirmar el plazo exacto vigente en la web de la Agencia Tributaria antes de dar por definitiva cualquier fecha.
Sea cual sea la fecha límite exacta para tu caso, la recomendación práctica es la misma: elige ya un programa que tenga VeriFactu implementado o en hoja de ruta confirmada, para no verte obligado a migrar de sistema bajo presión de plazo.
Categorías de software según nivel de precio y funcionalidad
| Categoría | Rango de precio orientativo | Qué suele incluir |
|---|---|---|
| Planes gratuitos | 0 € | Facturación básica limitada (número de facturas al mes), cálculo de IRPF/IVA en la propia factura, sin generación de modelos |
| Básico | 6 € – 15 €/mes | Facturación ilimitada o amplia, escaneo de tickets, cálculo acumulado de IRPF/IVA, conexión bancaria |
| Profesional | 12 € – 30 €/mes | Todo lo anterior + informes fiscales más completos, recurrencia de facturas, soporte prioritario |
| Suite completa (con gestoría o ERP) | 20 € – 50 €+/mes | Presentación de modelos, conciliación bancaria avanzada, y en algunos casos CRM, inventario o proyectos además de la parte fiscal |
(Precios orientativos de mercado en 2026; verifica siempre la tarifa actual en la web de cada proveedor, ya que cambian con frecuencia y algunas promociones son temporales.)
Qué mirar más allá del cálculo de IRPF
- Escaneo automático de tickets (OCR): ahorra tiempo al registrar gastos y reduce el riesgo de olvidar facturas de gasto que reducirían tu base imponible.
- Conexión bancaria: la conciliación automática de movimientos con facturas y gastos evita errores manuales y facilita cuadrar el rendimiento neto real.
- Exportación a tu gestoría: si trabajas con un asesor externo, comprueba que el programa exporta en un formato compatible con el software que use tu gestoría (CSV, formatos estándar de contabilidad), para no duplicar trabajo.
- Retención reducida del 7%: si estás en tus primeros años de actividad, confirma que el programa permite aplicar el tipo reducido en lugar del 15% general, ya que no todos lo contemplan por defecto.
- Facturación internacional: si facturas a clientes de la Unión Europea o fuera de ella, verifica que el programa gestiona correctamente la inversión del sujeto pasivo y las particularidades de estas operaciones (ver el artículo específico sobre facturación a empresas extranjeras).
Un software no sustituye el criterio de un asesor
Estos programas automatizan cálculos, pero no deciden por ti si un gasto es deducible, ni valoran si te conviene estar en estimación directa o en módulos, ni interpretan una duda fiscal compleja. Son una herramienta que agiliza el día a día y reduce errores mecánicos, no un sustituto del criterio profesional cuando la situación se complica.
Preguntas frecuentes
¿Necesito software de facturación si ya tengo gestor? Sí, en la práctica es casi imprescindible: la mayoría de gestorías piden que emitas tus facturas con un programa homologado y compatible con VeriFactu, y ellas se encargan de la parte de presentación de modelos a partir de los datos que les envías.
¿Puedo seguir facturando con una plantilla de Excel? Cada vez es una opción más arriesgada. Con la implantación progresiva de VeriFactu, los sistemas de facturación deberán cumplir requisitos técnicos de trazabilidad que una plantilla de Excel no puede garantizar, lo que expone a sanciones cuando la obligación entre en vigor para tu caso.
¿Los planes gratuitos son suficientes para empezar? Para quien está empezando y emite pocas facturas al mes, un plan gratuito puede cubrir lo básico. A medida que crece el volumen de facturación o de gastos a gestionar, suele compensar dar el salto a un plan de pago por el tiempo que ahorra y los errores que evita.
¿Qué diferencia hay entre que el software «calcule» el IRPF y que lo «presente»? Calcular significa que el programa te muestra el importe correcto en cada factura y en el acumulado del trimestre. Presentar significa que el propio programa genera y envía el modelo oficial (130, 303) a la Agencia Tributaria. No todos los programas ofrecen este segundo nivel, y algunos lo cobran como funcionalidad adicional.
Este artículo tiene carácter informativo y comparativo general. Los precios, funcionalidades y fechas normativas (como el calendario de VeriFactu) pueden cambiar; verifica siempre la información vigente en la web de cada proveedor y en la Agencia Tributaria antes de decidir.